记录管理
本节就记录管理，包括保存和处置，提供一些一般指引，以符合大学档案管理政策(PDF-131KB)．
简介
记录管理的定义
“系统地控制、组织、获取和生产一个组织的信息，无论是在磁带、磁盘、纸张或电影上，从创建到使用，到永久保存或合法销毁。”(档案管理学会)
档案管理包括哪些内容?
记录管理包括所有格式和媒体的记录。这包括纸质记录和电脑记录;卡带、录像带和CD唱片。在记录的整个生命周期中都需要记录管理，当决定创建记录时，该过程就开始了。
为什么记录很重要?
记录对大学的日常运作至关重要:它们支持决策;记录其目标、政策和活动;并确保符合法律、行政和审计要求。
为什么记录管理很重要?
为了使记录执行各种功能，需要某种形式的管理。管理包括控制所创建的内容，开发有效和高效的归档系统来存储记录，以及保留这些记录的程序。
如何管理好档案?
在管理档案时，你必须考虑以下因素:如有需要时，同事如何查阅档案;如何确保档案保存时间尽量长(例如符合法律规定)，但又不能过长，以免对储存造成负担。可能有助于实现这些目标和其他目标的一些一般准则如下:
- 避免复制——只在必要时创建记录，并指定“保管人”保存“母本”，在必要时销毁“方便副本”
- 确定大学现有的记录保存政策(见记录保存和处理指南）
- 以对你的同事有意义的方式命名文件，电子文件和纸质文件文件和文件夹的命名下图)
- 避免冗长、复杂的编号或编码，可能容易归档错误(参见文件和文件夹的命名下图)
- 是否有一个文件系统，让所有有权使用的人都能轻松使用，同时又要有适当的安全安排，如电脑密码、上锁的文件柜
- 适当储存材料，记住不同的介质可能需要不同的条件
- 不要把盒子或柜子填得太满，并确保文件标题很容易看到
- 定期整理和归档，例如在年底或项目完成时
- 及时处理记录，并在适当情况下使用机密废物收集。联系你当地的小鬼联系关于这方面的建议。
- 避免在家庭电脑上存储大学信息的副本。使用VPN和安全驱动器。
我的记录要保存多久?
记录应保存的时间长度可以有很大的差异，并受许多指导方针和政策的影响，包括大学政策、政府立法和良好实践的准则。有关保留特定记录多长时间的详细信息，以及关于设置和管理本地保留计划的指导，请参见记录保存和处理指南．
文件和文件夹的命名
关于文件和文件夹命名的一些一般指导:
- 命名文件，电子文件和纸质文件，以一种对你的同事有意义的方式，并易于以电子方式排序和检索。
例如，当在有关委员会文件的文件名称中使用日期时，考虑使用反向命名约定，以便于对大量文件进行排序:
'20070401_ISC_agenda'而不是'1Apr2007ISCAgenda'
'20070401_ISC_mins'而不是'1Apr2007ISCmins'
- 避免冗长、复杂的编号或编码，可能容易归档错误。
例如，'90890845221lt.doc'很容易被忽略或错误归档，因为它是如此通用，数字代码不是立即明显的，术语'lt'可能不会被识别为'letter'的简写。
- 跨您的电子邮件系统和共享驱动器镜像文件夹名称，以帮助检索和帮助一致的文件命名。
- 对文档使用版本控制，以减少顶部副本的混淆。
例如,
“IMPS_report_v01_draft”
“IMPS_report_v02_draft”
“IMPS_report_v01_final”