离开大学

本网页载列教职员离开大学前资讯管理所需采取的措施。它适用于所有员工¹大学的学生。

如果你是一名即将离开大学的员工，或你的部门经理的团队中有一名员工即将离开，请仔细阅读以下内容。必须采取以下行动，以确保:

• 未经大学事先授权，不得将个人资料泄露出大学的控制范围;这可能构成违反资料保护法律或大学有关知识产权的行为守则。
• 员工不会意外破坏向员工、学生、研究参与者和其他向大学提供数据的人所作的数据保护保密保证。
• 未经大学事先授权，有关商业资料或属大学知识产权的资料不会从大学删除。
• 这些业务关键信息在出发前要适当地移交。
• 所有必要的转向和替代联系都已到位，以确保出发前的业务连续性。
• 避免需要请求重新打开或访问前雇员的帐户
• 确保为学生提供的服务不受影响。
• 确保记录不会变得难以获取或难以查找。

您自己的大学帐户，包括电子邮件/驱动器/桌面

这包括所有大学发行的帐户和个人驱动器。

1.确保您已在电子邮件帐户中添加了不在办公室的回复。这应该解释你将离开/已经离开这所大学，并提供可供查询的替代联系方式的详细信息。如果可能的话，在你离开之前加上这些，以便在你离开之前处理任何问题。

2.确保您已将任何业务关键信息传递给其他合适的团队成员或部门联系人。例如:

• 如果你是与大学合作的第三方的唯一联系人，你是否在足够的时间内为他们提供了替代联系人，以确保他们与大学的通信仍能被接收?
• 如果您在您的大学个人账户中持有任何教职员工、学生、商业联系数据，请确保将这些数据转移到学校可以访问的其他位置。这将包括员工PDR记录、学生ECF文件和营销清单。如果不确定这些文件应该存储在哪里，请首先与您的部门经理联系。
• 如果您持有委员会会议记录、项目文件、发票、财务记录或任何合同的主拷贝，请确保将这些文件转移到可访问的备用位置。

个人(非大学发行的)电子邮件帐户

如果你使用个人电子邮件帐户处理任何大学事务(学校不推荐)，你必须确保满足上述所有要求。

除了致以上所有一旦完成上述工作，作为大学业务一部分的信息(无论是否重要)必须安全地从任何个人帐户中删除。

它的设备

这适用于所有与大学业务相关的信息或数据的IT设备，无论是大学所有的²IT设备或个人拥有。这包括但不限于电脑，服务器，笔记本电脑，笔记本电脑，ipad，平板电脑，移动电话，打印机，复印机，显示器和扫描仪与内部数据存储设施，任何外部硬盘驱动器，记忆棒和任何其他电子数据存储设备未列在上面。

• 所有大学发行的IT设备，包括但不限于上述设备，必须在出发前归还大学。
• 所有个人拥有的(非通过大学购买的)用于大学业务的IT设备必须在出发日之前安全擦除大学数据，符合《大学信息安全条例》的要求自带设备(BYOD)政策(PDF-359KB)
• 大学不允许购买、采购或赠送大学自有的IT设备供个人使用。
• 如果用户或部门不再需要，大学的IT设备和设备必须安全销毁。安全处置的要求载于资讯科技设备处置政策

大学配发的资讯科技设备的周边设备，如充电器、适配器及手提电脑包等，亦须于离校前归还大学。

一般管理，硬拷贝数据和软件

这适用于在外部托管账户中保存的大学信息，包括但不限于合作空间，如Dropbox、软件工具或程序

• 如果您在个人管理的账户或个人管理的软件中持有与大学业务有关的数据或信息，您必须确保这些数据或信息在离开之前被安全地永久删除或转移到大学/系。
• 如果您是任何共享或协作空间的管理员，请确保在离开前已将此角色重新分配给当前员工。
• 如果您是您或您的团队采购的任何软件的唯一大学联系人，请确保在出发前更新您的部门、供应商和新的替代联系人的采购信息。
• 与大学业务有关的纸质或纸质资料必须在出发前移交，如不再需要，则必须在现场妥善处理。

请注意，不遵守上述规定可能违反大学政策，违反数据保护法，在某些情况下，可能构成数据保护法的刑事罪行。如有疑问，请第一时间与你的部门经理联系或向他寻求建议imps@reading.ac.uk

[1]有关“职员”的定义，请参阅数据保护政策

作为研究经费的一部分购买的设备，请参阅《知识产权实务守则》