远程工作

为了确保所有远程处理信息的工作人员都能安全处理信息，并符合2018年数据保护法案，该大学制定了一项远程和移动工作策略．

制定此政策是为了确保员工在远程工作时意识到他们在信息安全方面的个人责任。它适用于所有偶尔或作为合同一部分远程使用或访问大学系统或信息的员工。它适用于所有格式的信息，包括手工记录和电子数据。

“远程工作”指在校外或安全的大学计算环境之外工作;这包括在连接大学Wi-Fi网络的情况下工作。

“工作人员”包括代表大学工作或有权访问大学数据的任何人，如访客、学生和分包商。

远程工作给大学带来了巨大的风险和好处。员工可以远程访问安全校园服务器上的信息，但如果没有校园内可用的物理保护以及防火墙和访问控制提供的网络保护，数据未经授权访问、丢失或破坏的风险就会大得多。“传输中的”信息也会带来更大的风险。

远程工作的员工也必须遵守大学档案管理政策(PDF-131KB)而且记录管理指南．资料的“母本”应存放在大学内，而非家中，因为:

• 存储在大学公司系统中的信息是安全的
• 任何需要参考信息的人都可以确定它是最新的
• 可迅速回应DP、FOI或eir的要求
• 这些信息的丢失可能会对大学造成严重的影响
• 如果大学的正式记录保存在大学以外的地方，例如在雇员的家里，记录可能无法恢复，这可能会影响业务的连续性

在命名文件(电子文件和纸质文件)方面提出建议，使文件的命名方式对同事有意义，并易于以电子方式排序和检索文件和文件夹的命名浏览“记录管理”一栏。